마이크로소프트 365 대안: 메일만 필요한 경우

MS 365 Business Basic은 연 약정 기준 사용자당 월 $6 수준이다. 담긴 내용을 생각하면 타당한 가격이다. 물어볼 만한 질문은 그 내용을 실제로 쓰고 있느냐다. 쓰든 안 쓰든 청구서는 인당으로 나온다.

실제로 사는 것

Business Basic은 메일용 Exchange Online에 팀즈, SharePoint와 OneDrive, 워드·엑셀· 파워포인트의 브라우저 버전, 그리고 규정 준수와 보관 도구가 있는 관리 센터를 더한 묶음이다. 메일은 통째로 값이 매겨진 묶음 안의 한 줄이다.

구글 워크스페이스와 같은 질문이지만 중요한 차이가 하나 있다. 마이크로소프트의 메일 절반은 Exchange이고, Exchange를 Exchange답게 쓰고 있다면 대체가 정말로 어렵다 — 상대의 일정 여유를 조회하는 공유 캘린더, 회의실 예약용 리소스 메일함, 비서가 대신 보내는 위임 권한. 평범한 IMAP은 이런 걸 못 하고, 가격이 아무리 유리해도 못 하는 건 못 하는 것이다.

계산

2명이면 마이그레이션을 감수할 격차가 아니다. 10명이면 그 돈으로 다른 걸 할 수 있다. 특정 행이 아니라 이 곡선의 모양이 실제 논거다.

떠나면 안 되는 경우

• 아웃룩에서 회의실을 예약하거나 동료 일정을 확인하는 사람이 있다.
• 비서가 다른 사람 이름으로 메일을 보낸다(위임 권한).
• 보관 의무나 법적 보존 요구가 있고 규정 준수 센터를 실제로 쓴다.
• 회사의 대화가 팀즈에서 일어난다.

이 중 둘 이상이 해당되면, 메일 업체를 바꾸는 건 월 $50을 아끼는 일이 아니다. 월 $50을 아끼면서 프로젝트를 하나 떠안는 일이다.

떠나도 되는 경우

흔한 경우는 이렇다. 대화는 슬랙으로, 문서는 노션이나 구글 독스로, 통화는 줌으로 옮겼는데, 도메인 메일 때문에 마이크로소프트에 인당 요금을 계속 내고 있다. 이 시점의 Exchange는 정확히 한 가지 일만 하고 있고, 그 값은 기능을 하나 쓰든 마흔 개 쓰든 똑같다.

옮기기 전에 확인할 것

• 공유 메일함. Exchange는 라이선스 없이 공유 메일함을 준다. 의존하고 있는 것마다 대체물(진짜 메일함이든 별칭이든)이 있는지 확인할 것.
• 배포 목록. 여러 사람을 가리키는 별칭이 되거나, 다 같이 여는 메일함이 된다.
• 캘린더. 테넌트가 사라지기 전에 .ics로 내보낼 것. 캘린더는 없어지고 나서야 생각나는 물건이다.
• 메일 기록. 계정이 살아 있는 동안 .pst로 내보내거나 IMAP으로 당겨올 것.

내보내기가 먼저, DNS 변경이 나중이다. 그리고 새 쪽으로 메일이 오기 시작한 뒤에도 한 달은 옛 테넌트 요금을 계속 낼 것. 메일은 사후에 되돌리는 게 정말로 아픈 몇 안 되는 시스템이다.